中国佛学院普陀山学院内部文件发文规定

2021-08-20

中国佛学院普陀山学院内部文件发文规定

中普院字 [2012] 19 号

为使中国佛学院普陀山学院(以下简称学院)的发文工作规范化、制度化、科 学化,并使学院与各主承办方、各管理机关,以及内部各部门之间能够及时有效的 沟通,明确责任部门,加大协作力度,提升学院各项工作指令的执行力,特制定本 规定。

一、发文种类

学院内部文件发文种类及其适用范围,参照《国家行政机关公文处理办法》(国 发 [2000]23 号)执行。学院及其处室的发文常用种类有决定、通知、通报、报告、 请示、批复、函、会议纪要等。

(一)决定   适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

(二)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公 文;发布规章;传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项, 任免和聘用干部。

(三)通报   适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(四)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答 复上级机关的询问。

(五)请示   适用于向上级机关请求批示批准。

(六)批复   适用于答复下级机关请示事项。

(七)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问、答复问题;向有关 主管部门请求批准等。

(八)会议纪要   适用于记载和传达会议情况和议定事项。

二、发文程序

(一)拟稿 

1.学院发文,统一由办公室负责草拟公文。

2.各处室相关发文,首先由各处室负责起草,再由办公室审核。

3.学院发文,一般由院领导直接审核。副院长一审后,再由院长二次审核。

4.草拟公文应当做到情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚, 直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。拟制紧急公文,应当体现紧急的 原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(二)签发 

学院及各处室一般性发文,经拟稿、审核后,由常务副院长签发。涉及重要事项的,由院长签发。发文内容需要会签的,由签发领导安排会签。

(三)发文 

学院及其处室发文,经签发后,由文书按制成文件,公文正式印制前,办公室应当进行复核,检查审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、 规范等。

学院发文由办公室统一下发,并及时在学院网站予以公示。

(四)归档 

公文办理完毕后,应当及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。归档公文解密前由办公室负责管理,待公文解密后,统一交档案室登记归档。 归档公文资料应包括审核稿、拟稿纸、正式文件。

联合办理的公文,原件由主办机关整理归档的,学院应保存复制件或其他形式 的公文副本。

三、发文规范

(一)发文代字规范

(二)格式要求

1.用纸:采用国际标准A 4 型(210 mm ×297 mm),左侧装订。张贴的公 文用纸大小,根据实际需要确定。

2.发文字号:3 号仿宋,居中排布,序号不编虚位,不加“第”字。

3.签发人:签发人用 3 号仿宋体,签发人后标全角冒号,签发人姓名用 3 号楷体。 用于上报公文。

4.标题:2 号小标宋,可分一行或多行居中排布。

5.主送机关:左侧顶格用 3 号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送 机关名称后标全角冒号。主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主 送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

6.正文:3 号仿宋,一般每面排 22 行,每行排 28 个字。数字、年份不能回行。

7.附件:3 号仿宋,多附件序号使用阿拉伯数码。

8.成文时间:使用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”。

9.用印:方法是骑年压月,上大小下。用印应清晰、端正,位置准确。

10.附注:3 号仿宋。

11.版记:主题词用 3 号黑体,词目用 3 号小标宋。

12.抄送机关:3 号仿宋,各抄送机关名称用逗号隔开,最后一个抄送机关名 称后标句号。

13.印发机关和印发时间:3 号仿宋,印发时间以公文复印的日期为准,用阿 拉伯数码标识。

14.反线:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。

15.页码:4 号半角阿拉伯数码标识,左右各放一条 4 号一字线。

16.特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取 调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此 页无正文”的方法解决。

四、附则

(一)学院各处室发文应严格遵守本规定。

(二)本规定未列事项,参照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机 关公文格式》相关条款执行。

(三)本规定自发文之日起生效。